Sujuvat palvelut -valmennus

Sujuvat palvelut -valmennukseen on koottu kehittämistiimi Lapin hyvinvointialueelta sote-ammattilaisista opiskeluhuollon, perheiden palveluiden, kuntoutuksen ja psykiatrian palveluista. Lisäksi tiimiin kuuluu asiakasedustaja ja VASA 2 -hankkeen työntekijä opiskeluhuollon kehittämiskokonaisuudesta. Hyvinvointialue on valinnut valmennukseen pilotiksi ”Alakouluikäisten perustason mielenterveyspalveluiden kehittäminen Rovaniemellä".

Valmennuksessa Rovaniemelle kehitettiin VaSa-verkosto. VaSa-verkosto on monialainen konsultoiva verkosto, joka kootaan asiakasperheen ympärille konkreettisen tuen järjestämiseksi perheen asiassa. VaSa-verkostossa sovitaan perheen yhdyshenkilö, suunnitelma perheen tueksi ja tuki odotusajalle. Verkostossa palvelujen edustajat kertovat mahdollisuuksistaan tukea perhettä, ohjautumiskäytänteistä/kriteereistä palvelussa ja yhteistyöstä muiden palveluiden kanssa. VaSa-verkostossa kerätään myös asiakaspalaute. 

Kuva 1: VaSa-verkostossa mukana olevat toimijat. 

Kuva 2: Ammattilaisen toimintamalli, kun halutaan tuoda asiakasasia VaSa-verkostoon.

Sujuvat palvelut -valmennuksen eteneminen:

Suunnittelua teimme syksyn 2023 aikana hyvinvointialueen johdon ja esihenkilöiden kanssa tarkistuslistan avulla. Sujuvat palvelut -valmennuksen kehittämistiimin taustalla on laaja seurantatiimi, joka koostuu monialaisesti palveluiden esihenkilöistä. Kehitettäväksi asiakasprosessiksi valikoitui "Alakouluikäisen mielenterveyspalveluiden kehittäminen Rovaniemellä, pilotti". Rovaniemellä alakouluikäisiä on noin reilu 4000. Alakouluikäisen lapsen osalta on tärkeää huomioida kokonaisvaltainen tuki perheelle palveluissa.

Alakouluikäisen osalta mieliala-asioissa usein käytetyt perustasonpalvelut ovat oppilashuollon, kouluterveydenhuollon ja perheneuvolan palvelut. Havaitsimme valmennuksen aikana, että usein tarvitaan monialaista yhteistyötä eri toimijoiden välillä. Usein yhteistyötä tarvitaan mm. koulun, opiskeluhuollon, perheneuvolan, erikoissairaanhoidon, kuntoutuksen tai sosiaalipalveluiden välillä. 

Syksyn ensimmäisessä työpajassa lähdimme liikkeelle nykytilan kartoittamisella, siinä hyödynsimme mm. arvovirtakuvauksen laatimista. Siinä hahmottelimme asiakasprosessia; tunnistimme toistuvat vaiheet: yhteydenotto, kartoitus, tukitoimet ja arviointi. Arvovirtakuvauksessa oli tarkoitus tunnistaa prosessin hukkia, selvitettäviä kohtia ja tunnistaa ideoita eteenpäin viemiseksi. Lisäksi teimme juurisyyanalyysiä prosessin haasteista. Keskeisenä ongelmana tunnistimme, ettei asiakasperhe saa oikea-aikaista ja riittävää apua. Juurisyinä havaitsimme mm. ammattilaisten välisen yhteistyön haasteet, pitkät odotusajat ja asiakaslähtöisyyden puuttumisen. Asiakkaalle polku näyttäytyy usein epäselvänä ja suunnitelmallisuus uupuu. Ideaaliprosessissa on tarkoitus tunnistaa mitkä prosessin vaiheet tuottavat asiakkaalle arvoa ja luopua arvoa tuottamattomista vaiheista. 

Kun nykytilaa oli kartoitettu mm. mittaussuunnitelman ja datan keruun avulla, sekä keskeiset ongelmat tunnistettu, oli aika kehittää ratkaisuja ongelmiin ja asettaa tavoitteita. Joulukuun työpajassa keskityimme ratkaisujen etsimiseen, pitkän aikavälin tavoitteen asettamiseen ja pienten kokeilujen suunnitteluun. Monialainen konsultoiva VaSa-verkosto oli keskeinen käytännön kokeilu, ja sen rinnalle luotiin myös mahdollisuus asiakaspalautteen keräämiseen. 

Maaliskuun työpajassa asetimme asiakaslupauksen, joka kytkeytyi luonnollisesti VaSa-verkoston toimintaan. Asiakasperheelle on tärkeää, tietää miten lapsen ja perheen asia etenee, kuka on perheen yhdyshenkilö ja mitä mahdollisella odotusajalla tapahtuu. Lisäksi pohdimme johtamisen roolia kehittämistyön tukena. Alakouluikäisen mielenterveyspalveluiden osalta havaitsimme jo valmennuksen alkuvaiheessa, että tukea on järjestetään useammassa perustason palvelussa, sekä sosiaalipalveluissa, että terveydenhuollon palveluissa (opiskeluhuolto, perheneuvola), mikä asettaa vaatimuksensa myös monialaiseen johtamiseen. Johtamisessa on huomioitava yhdessä tekeminen suunnittelun ja kehittämisen äärellä. 

Työpaja syyskuussa

• Arvovirtakuvaus: Arvovirtakuvaus on työkalu tai työtapa, jonka avulla tehdään yhteisesti näkyväksi asiakasprosessin vaiheet ja eri toimijoiden roolit ja tehtävät. Siinä tunnistetaan ongelmat ja kehitysideat sekä se, mistä kaikista asioista tarvitaan tarkempaa mittaus- ja faktatietoa. Arvovirta on kaikki toimenpiteet joita tehdään asiakkaan tarpeen täyttämiseksi. 
• Ideaaliprosessi (pdf, aukeaa uuteen välilehteen)

Työpaja joulukuussa

• Pohjantähti-tavoitteen asettelu (pdf, aukeaa uuteen välilehteen): 90 prosenttia VaSa-verkostoon osallistuneista perheistä kokee palvelun kiitettäväksi 1.1.2027 mennessä.
• Tavoitteet ja toimenpiteet: Tavoitteena on, että perheet saavat tarvitsemansa avun oikeaan aikaan. Tämän tueksi kootaan monialainen konsultoiva VaSa-verkosto, jonka toiminnasta kerätään palautetta. Vahvistetaan  yhdyshenkilön roolia.

Työpaja maaliskuussa

• Asiakaslupaus (pdf, aukeaa uuteen välilehteen): VaSa-verkostossa sovitaan perheen kanssa, miten lapsen ja perheen asia etenee, kuka on perheen yhdyshenkilö ja mitä mahdollisella odotusajalla tapahtuu.
• Johtamisen rooli kehittämisessä: Johtaminen vaatii yhteistä suunnittelua ja
  tekemistä!

Työpaja toukokuussa

• Arviointi ja juurruttaminen
• Posterikierros: kehittämismatkan kuvaus